“殖民地部門檔案清冊”以流散至不同機構的歷史記錄為整理對象，確定記錄的儲藏位置並進行著錄，以喚起人們對葡萄牙在海外地位的歷史記憶
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簡介

José Mattoso

歐洲殖民主義以及它在二十世紀引起的反響，對現代人的世界觀影響深遠。在歐洲殖民主義進程中，葡萄牙扮演著舉足輕重的角色。要對這個角色進行清晰的界定和說明，必須回顧相關文件。由當時葡萄牙殖民地部門（Ministério do Ultramar）建立的記錄，是這段時期的歷史佐證。今天，查閱此類檔案應不會再引發矛盾加劇，時代的關注點已落在如何提供這些檔案供大眾查閱。

在2007年1月25日及2007年7月24日，葡萄牙外交部及財政部分別與葡萄牙高秉根基金（Calouste Gulbenkian Foundation）簽定協議，按國家及國際檔案標準，使用搜尋工具整理葡萄牙的歷史檔案，喚起人們對葡萄牙在海外地位的歷史記憶。在這兩份協議下，由葡萄牙高秉根基金（Calouste Gulbenkian Foundation）資助的葡萄牙前殖民地部門檔案清冊整理工作於2007年1月展開，直至2008年3月結束。

工作項目首階段集中處理現存於葡萄牙發展支援機構（Instituto Português de Apoio ao Desenvolvimento）、外交服務歷史檔案館（Arquivo Histórico Diplomático）、國庫及財務部（Direcção-Geral do Tesouro e Finanças）及行政及公職就業部（Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público）的殖民地部門檔案。

完成上述四個機構的檔案清冊後，工作項目的主管相信已建立的資數庫將可開放予公眾使用。根據高秉根基金與檔案部（Direcção-Geral de Arquivos）.的協議，公眾可通過殖民地部門檔案清冊（Inventário dos Arquivos do Ministério do Ultramar）入口站進入數據庫查閱資料。

按計劃，工作項目在第二階段將會根據近期與科技部簽定的合作協議，為現存於殖民地檔案館（Arquivo Histórico Ultramarino）的檔案整理清冊。

葡萄牙殖民地部門的組織結構極為複雜。用以記載殖民地部門活動的檔案應被視為相互關聯的整體資料。1974年，殖民地部門被取消，此後該部門的檔案流散至不同機構，其中被視為非常用的檔案被轉移至海外歷史檔案館（Arquivo Histórico Ultramarino），而其他檔案則被轉移至葡萄牙發展支援機構或行政及公職就業部等不同部門，用作日常查閱參考。為了重組殖民地部門建立文獻的整體歷史情況，必須對文獻進行有系統的清冊整理，以及追溯原來的文件分類系統。在資訊科技的協助下，以上工作毋須涉及到對文件實際儲藏位置的改動。

此項工作的困難之處，除了要尋回自1974年散失的檔案，分析殖民地部門的複雜組織結構外，還要釐清殖民地部門在存續期間經歷的多次結構和功能轉變。項目小組一直致力重組殖民地部門在後期使用的文件分類系統，以利於研究各相關政府部門在殖民地部門取消前經歷的架構及功能轉變，並且列出與檔案工作有關的情況。

殖民地部門工作涉及範疇既多且廣，但通過現代資訊科技提供的多種查閱方式，使用者可以設定不同的搜尋選項，克服資料偏差的問題。

(本文獲高秉根基金授權轉載，特此鳴謝)