一六三零年六月十二日，於中國天主聖名之城，在兩位官員及本會議記錄簽署人施維拉總督（Dom Hierónimo da Silveira）和法院任命柏山若法官（Lopo de Lagares Passanha）在場下，政務官歷高度（Diogo Fernandez Resgoto）基於總督先生抵澳就職，建議修改市政議會於前一天，即本月十一日，因教會神父建議其處理與日本的糾紛而作出之決定。
本會議記錄冊第一頁記載，已選派兩名市民前往日本商議解決方案。然而，此事倘有差池，將令澳門失去主要貿易、導致巨大損失。以此考慮，市民一致認為應懇求總督先生以天主之名、國王之命及市民、使團及天主教區福祉為念，負此重任。
市民希望總督先生親赴日本覲見天王，本著以為葡萄牙國王效勞的精神，以其權力和尊貴地位，與日本商議解決帆船於暹邏被西班牙阻截一事。深信憑藉總督大人對雙方的了解，總督先生審慎處事作風及對效忠我國國王及服務議會的熱忱，定將成功完成使命，讓扣押於日本的隻船獲釋，貿易重新如常運作。
因此，官員向總督先生知會有關決定，陳明事件的嚴重性，並指出擔此任務如對天主和國王立大功績，要求總督先生首肯承擔。總督先生欣然答允，為完成使命，在所不辭。總督先生以報效天主、國王及國家為己任，縱知需冒重重風險亦在所不惜。總督先生深明如失去與日本的貿易往來，澳門賴以生存和抵禦外敵之途徑將所餘無多。為此，政務官要求總督先生與法院任命法官一同確認前早由市民作出的決定。
九月派往馬尼拉船隻必須極盡所能載滿貨物，以為費用高昂的日本之行籌集經費。官員將委託富人為船隻裝載合適貨物，務求籌集足夠金錢支持總督先生完成使命。為記錄有關建議、對話、回應及確認，議會文書奉命繕寫此會議記錄，呈在場各方簽署。
