檔案管理小知識

1. 文件與檔案的分別

  • 文件是部門或個人在履行其法定義務或業務活動過程中所形成、收到和保管，並作為證據及信息的紀錄

     
  • 文件經歸檔後才可成為檔案

2. 甚麼是歸檔

歸檔是指將同一業務相關的文件依時序歸納起來成一案卷的過程，如業務辦理完畢後，工作人員便應將與該業務相關之各類紀錄，包括文字或非文字，正文與附件等所有資料，按照時間的先後次序，集中歸入同一案卷／資料夾。

3. 甚麼是檔案管理

檔案管理是指由檔案的開立、利用、保存到最終處置整個週期的作業過程及相關管理工作，目的是為健全部門的檔案保管制度，確保檔案資料的完整、真實及可用。

4. 檔案管理的重要性

檔案是公共部門寶貴的財產，良好的檔案管理，可以讓部門：​

5. 檔案管理的良好做法

在不同階段，部門需要對檔案採取不同的管理措施： 

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6. 兩大類檔案

每個公共部門都會產生兩大類檔案：

7. 檔案管理工具

8. 職能檔案保存期限表的制作流程

各公共部門應依據檔案來源原則、組織架構或業務性質，訂定適用之職能檔案保存期限表

9. 檔案保存期限表的格式

10. 檔案應如何保存

為防止檔案在未經授權下取閱，同時亦避免檔案出現水淹、蟲蛀、發黴、丟失等問題，部門應妥善保管檔案，並貯存於合適的環境如下：

11. 檔案處置的方式

當檔案對部門失去利用和保存價值時，部門須根據檔案保存期限表的規定，將已屆保存期的檔案進行銷毀，或將經鑒定具有歷史價值的檔案，移送澳門檔案館作永久保存。根據第73/89/M號法令第20條第1款規定，檔案的保存期未制訂公佈前，任何人不得銷毀檔案。