Conhecimentos da Gestão de Arquivos

1. Diferenças entre documentos e arquivos

  • Documentos são registos produzidos e recebidos por serviços públicos ou indivíduos, no cumprimento das suas obrigações legais ou exercício das suas actividades, e conservados a título de prova e informação.
  • Os documentos arquivados são considerados como arquivos.

2. O que significa arquivamento

Arquivamento é o decurso de agregações dos documentos relacionados com as mesmas actividades, por ordem cronológica, a fim de formar um processo. Como por exemplo, após o exercício da actividade, os funcionários devem juntar todos os registos relacionados com a mesma actividade, por ordem cronológica, no mesmo processo/na mesma pasta, incluindo as informações escritas ou não escritas, os textos originais e os anexos, etc.

3. O que significa gestão de arquivos

Gestão de arquivos é o conjunto de procedimentos referentes às actividades de criação, utilização, conservação e destino final dos arquivos, assim como aos respectivos trabalhos de gestão, visando aperfeiçoar o sistema de conservação dos arquivos dos  serviços públicos, de forma a garantir a integridade, autenticidade e disponibilidade dos respectivos arquivos.

4. Importância de gestão de arquivos

Os arquivos constituem bens preciosos dos serviços públicos. Para os serviços, uma boa gestão de arquivos é capaz de:

5. Melhores medidas de gestão de arquivos

Os serviços públicos devem adoptar diferentes medidas de gestão de arquivos em diferentes fases:

6. Os dois principais tipos de arquivos

Em todos os serviços públicos, produzem-se dois principais tipos de arquivos:

7. Instrumentos de gestão de arquivos

8. Processo de elaboração da Tabela dos Prazos de Conservação dos Arquivos Funcionais

Os serviços públicos devem fixar a Tabela dos Prazos de Conservação dos Arquivos Funcionais adequada, conforme o princípio da proveniência, a estrutura orgânica ou a natureza de actividades.

8. Processo de elaboração da Tabela dos Prazos de Conservação dos Arquivos Funcionais

10. Como se conservam os arquivos

Para evitar o acesso aos arquivos sem autorização prévia, assim como os outros problemas provocados para os arquivos, como as inundações, os insectos, os bolores e a perda dos arquivos, os serviços devem conservar, de forma adequada, os arquivos, nos seguintes ambientes:

11. Forma de tratamento de arquivos

Quando os arquivos perdem a utilidade e o valor arquivístico para os serviços públicos, os mesmos serviços devem proceder à eliminação dos arquivos findos, conforme os dispostos na Tabela dos Prazos de Conservação de Arquivos, ou os arquivos apreciados com valor histórico serão transferidos para o Arquivo de Macau, para a conservação permanente. De acordo com o n.º 1 do Artigo 20.º do Decreto-Lei 73/89/M, é vedada a destruição de arquivos enquanto não estiverem publicados os seus prazos de conservação.