一六三零年六月十二日，於中国天主圣名之城，在两位官员及本会议记录签署人施维拉总督（Dom Hierónimo da Silveira）和法院任命柏山若法官（Lopo de Lagares Passanha）在场下，政务官历高度（Diogo Fernandez Resgoto）基於总督先生抵澳就职，建议修改市政议会於前一天，即本月十一日，因教会神父建议其处理与日本的纠纷而作出之决定。
本会议记录册第一页记载，已选派两名市民前往日本商议解决方案。然而，此事倘有差池，将令澳门失去主要贸易、导致巨大损失。以此考虑，市民一致认为应恳求总督先生以天主之名、国王之命及市民、使团及天主教区福祉为念，负此重任。
市民希望总督先生亲赴日本觐见天王，本着以为葡萄牙国王效劳的精神，以其权力和尊贵地位，与日本商议解决帆船於暹逻被西班牙阻截一事。深信凭藉总督大人对双方的了解，总督先生审慎处事作风及对效忠我国国王及服务议会的热忱，定将成功完成使命，让扣押於日本的只船获释，贸易重新如常运作。
因此，官员向总督先生知会有关决定，陈明事件的严重性，并指出担此任务如对天主和国王立大功绩，要求总督先生首肯承担。总督先生欣然答允，为完成使命，在所不辞。总督先生以报效天主、国王及国家为己任，纵知需冒重重风险亦在所不惜。总督先生深明如失去与日本的贸易往来，澳门赖以生存和抵御外敌之途径将所余无多。为此，政务官要求总督先生与法院任命法官一同确认前早由市民作出的决定。
九月派往马尼拉船只必须极尽所能载满货物，以为费用高昂的日本之行筹集经费。官员将委托富人为船只装载合适货物，务求筹集足够金钱支持总督先生完成使命。为记录有关建议、对话、回应及确认，议会文书奉命缮写此会议记录，呈在场各方签署。
