档案管理小知识

1. 文件与档案的分别

  • 文件是部门或个人在履行其法定义务或业务活动过程中所形成、收到和保管，并作为证据及信息的纪录

     
  • 文件经归档後才可成为档案

2. 什么是归档

归档是指将同一业务相关的文件依时序归纳起来成一案卷的过程，如业务办理完毕後，工作人员便应将与该业务相关之各类纪录，包括文字或非文字，正文与附件等所有资料，按照时间的先後次序，集中归入同一案卷／资料夹。

3. 什么是档案管理

档案管理是指由档案的开立、利用、保存到最终处置整个周期的作业过程及相关管理工作，目的是为健全部门的档案保管制度，确保档案资料的完整、真实及可用。

4. 档案管理的重要性

档案是公共部门宝贵的财产，良好的档案管理，可以让部门：​

5. 档案管理的良好做法

在不同阶段，部门需要对档案采取不同的管理措施： 

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6. 两大类档案

每个公共部门都会产生两大类档案：

7. 档案管理工具

8. 职能档案保存期限表的制作流程

各公共部门应依据档案来源原则、组织架构或业务性质，订定适用之职能档案保存期限表

9. 档案保存期限表的格式

10. 档案应如何保存

为防止档案在未经授权下取阅，同时亦避免档案出现水淹、虫蛀、发霉、丢失等问题，部门应妥善保管档案，并贮存於合适的环境如下：

11. 档案处置的方式

当档案对部门失去利用和保存价值时，部门须根据档案保存期限表的规定，将已届保存期的档案进行销毁，或将经鉴定具有历史价值的档案，移送澳门档案馆作永久保存。根据第73/89/M号法令第20条第1款规定，档案的保存期未制订公布前，任何人不得销毁档案。